L’Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale, autorise enfin les salariés à se passer des originaux des différents justificatifs de leurs notes de frais, mais à condition bien évidemment d'avoir procédé correctement à leur numérisation.
Avec le levé de ce dernier obstacle à la numérisation des documents, il n’est plus obligatoire pour les salariés de conserver les justificatifs et factures ; vous pouvez vous en débarrasser. Mais, avant de jeter ces différents documents, vous devez à l’avance la numériser en respectant plusieurs critères, dont l’archivage à valeur probante.
Définition de l’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante est une variante de l’archivage numérique dans son ensemble global.
Ainsi, avec l’objectif de stocker un volume important d’information sur le long terme, faire un archivage numérique revient tout simplement à produire, recueillir et classer les documents pour des potentielles consultations ultérieures.
L’archivage à valeur probante quant à elle consiste à mettre des moyens et des techniques organisationnelles s’inscrivant toujours dans un contexte de dématérialisation physique des factures. Ces éléments sont relatifs à la numérisation, l’enregistrement, le stockage, la sécurité ainsi que la restitution des factures papier. Ainsi, avec l’archivage à valeur probante, les factures et les justificatifs ont une valeur légale aux yeux de la loi.
Caractéristiques de l’archivage à valeur probante
L’une des premières missions de l’approche de l’archivage à valeur probante est de garantir la pérennité de l’information. De ce fait, ce type d’archivage se présente comme étant la seule chose capable de pouvoir restituer ultérieurement des informations en cas de contrôle.
Pour que l’archivage soit considéré de manière effective comme étant à valeur probante, trois grands principes sont à respecter.
- Authenticité des différents documents : la totalité des informations présentes sur la facture physique doivent être sur sa version numérique. Ainsi, il ne doit avoir aucunes différences entre les deux versions du document. En cas de partie manquante, ou de partie illisible de la version virtuelle, vous devez recommencer sans exception la numérisation.
- Intégrité des documents : les documents doivent être lavés de toutes présomptions de modification. Ils ne doivent jamais et en aucun cas, faire l’objet d’une modification ou d’une dénaturation quelconque. Pour assurer cette intégrité des données, il faudra alors bien stocker les données figées en utilisant des technologies de stockage valables tout en assurant la confidentialité et la traçabilité des informations.
- Intelligibilité des informations : l’intelligibilité de l’information consiste tout simplement à s’assurer de la possibilité de la lecture des documents au moment de leurs restitutions. Ainsi, les documents sont généralement soumis à de nombreuses contraintes imposées par l’administration fiscale. Parmi ces contraintes, le format est un élément essentiel. Généralement, il faut conserver les documents sous un format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) pour garantir leurs lisibilités et leurs pérennisations.
Pourquoi passer à l’archivage à valeur probante ?
Plus de 15% des justificatifs et factures en termes de gestion de note de frais se perdent, s'abîment ou sont reçus au-delà des délais d’acceptation. Ces chiffres sont d’une part une source de grosses pertes financières pour les salariés, et d’autre part une cause de lenteur administrative dans le processus de traitement des notes de frais. Le manque à gagner est énorme pour tout le monde.
En passant ainsi à l’archivage à valeur probante, vous bénéficiez ainsi de nombreux avantages parmi lesquels :
- Gains financiers : comme vous pouvez l’imaginer, l’élaboration et l’implémentation d’une politique de stockage physique de document nécessitent beaucoup de ressources tant financières qu’humaines. En plus de cela, en fonction de la fréquence de traitement des documents, cela peut demander des grands espaces physiques de stockage dont l’entreprise ne dispose pas toujours. Avec l’archivage à valeur probante, vous n’avez plus vraiment besoin de garder vos documents papier, car ceux numérisés font désormais office de documents originaux.
- Une gestion plus fluide des informations : idéal pour les entreprises ayant plusieurs sites géographiques, il est possible avec l’archivage numérique à valeur probante de partager des informations afin de rendre le travail plus aisé.
- Transparence dans la gestion : en cas de contrôle d’une institution gouvernemental comme ceux de l’administration fiscale, vous avez la possibilité de leur partager les informations que vous aurez à l’avance organisées pour faciliter leur travail.
- Bonne cohésion entre collaborateurs : le salarié à cette possibilité de participer au processus d’archivage en envoyant certains documents comme les factures et les justificatifs de ses dépenses professionnelles à sa hiérarchie. Ainsi, les services responsables du traitement des dépenses et des remboursements des notes de frais peuvent traiter plus rapidement les dossiers en cours et ceci dans les plus brefs délais. Ainsi, les conflits et les litiges entre les salariés et les services en charge des notes de frais ne seront plus qu’un mauvais souvenir de longue date.