La secrétaire indépendante travaille à son compte, elle a l’avantage de choisir ses clients, ses missions et à la liberté de s’organiser comme elle le souhaite. Elle propose ses services sous le statut de micro-entrepreneur à des entreprises qui ont besoin de déléguer leur volet administratif et leur standard téléphonique.
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante, est un professionnel indépendant ou freelance, appelé auto-entrepreneur. Elle exécute des tâches pour des entreprises sans qu’elle ait le statut d’une salariée. 98 % des secrétaires à distance sont des femmes, c’est pour cela que le terme est souvent employé au féminin.
Un prestataire de secrétariat à distance offre des services de gestion administrative, généralement sous le statut de micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), à des entreprises. La secrétaire indépendante peut exercer dans n’importe quel secteur, juridique, médical, média, commerce… même pour les secrétaires spécialisées, elles sont polyvalentes, si bien qu’elles peuvent proposer un large éventail de services de secrétariat : administratif, commerce, traduction, gestion, téléprospection.
Une secrétaire indépendante peut être sollicitée de façon ponctuelle pour ses clients, dans le but de remédier à une hausse d’activité en cas d’absence d’un employé, ou de façon régulière, quelques heures par mois pour des tâches spécifiques par exemple une demi journée de relances téléphoniques, classement de factures sur site…
Aujourd’hui grâce à la digitalisation, il est très facile de trouver une secrétaire indépendante, peu importe où elle se trouve. Quant à la transmission des documents, elle peut se faire de façon sécurisée sans rencontrer son interlocuteur.
Comment devenir une secrétaire freelance ?
Pour devenir télésecrétaire indépendante, il faut avoir de l’expérience dans le domaine du télésecrétariat ou d’assistanat, c'est-à-dire qu’il n’est pas nécessaire de posséder un diplôme, surtout que le métier de secrétariat freelance n’est pas un métier réglementé. Cependant, réussir dans ce domaine nécessite plusieurs qualités telles que la bonne organisation, la bonne écoute, la réactivité et le respect de ses engagements professionnels.
Mais, avant de s’engager, le plus important est d’être disposé à s’investir dans le démarchage de clients, s’interroger sur ses propres motivations et définir ses objectifs. Une étude du marché est essentielle afin de se renseigner sur la concurrence et sur les tarifs pratiqués. Une fois la décision prise, il faut prévoir un mode de financement et établir un business plan ainsi qu’un plan d’action.
Les entreprises qui recrutent des secrétaires indépendantes préfèrent les titulaires d’un BTS, une licence professionnelle et de l’expérience. Les masters en langues, commerce, marketing, sciences économiques, AES, droit …
Les outils de la secrétaire indépendante
Une secrétaire à domicile a besoin d’outils de collaboration et de partage pour effectuer les tâches administratives qui lui sont confiées dans les règles de l’art. En effet, les outils de collaboration en ligne permettent à la télésecrétaire de trouver une routine pérenne et travailler en toute sérénité.
En voici les plus importants :
Dropbox ou Google Drive offrent des fonctionnalités de stockage et de partage de fichiers sans pareil. C’est ce qui permet à l’assistante indépendante de sauvegarder des documents en toute sécurité sans plus rien perdre.
Fini les tâches Fini les to-do-list à rallonge et les post-it collés partout avec Trello, la gestion des tâches est optimum.
Trello est très pratique pour la gestion de projets, c’est la clé de la bonne organisation. Il est indispensable au secrétariat indépendant pour gagner un temps considérable et achever ses commandes dans les délais.
Organiser les réunions avec Doodle : cette application (là encore collaborative) permet de planifier un événement, d’inviter des participants et de gérer en un clin d’œil les disponibilités de chacun.
- Excel (un tableur),
- Outlook permet pour la gestion du courriel, les tâches, le carnet d’adresses et le calendrier,
- PowerPoint qui aide à la mise en forme les présentations,
- OneNote pour les prises de notes.
Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?
Pour s’installer, une télésecrétaire indépendante a besoin de choisir un statut juridique. Il existe deux options : le statut d’auto-entrepreneur ou celui du portage salarial.
Le portage salarial est un statut qui existait bien avant l’auto-entreprenariat. Il permet aux professionnels du secrétariat à domicile de trouver des clients (grandes entreprises, PME, libéraux du droit, libéraux du chiffre, etc.). Ce régime offre à ses adeptes d’être soutenus et protégés en cas de non-paiement d’un client. En portage salarial la secrétaire est payée par la structure de portage, à la fin de chaque mois.
Mais, la plupart des secrétaires indépendantes optent pour le statut de micro-entrepreneur (ex auto- entrepreneur), car c’est la procédure la plus simple et la moins coûteuse pour se lancer. Pour se déclarer en tant que micro-entrepreneur, il faut consulter le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprises)
Il existe également d’autres possibilités telles que la création en Entreprise Individuelle ou société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA), qui présentent à leur tour des avantages et des inconvénients. Avant de choisir, le mieux est de se faire accompagner par un professionnel.