Créer et partager un agenda de groupe

agenda de groupe

L’organisation est cruciale pour les entreprises et les collectivités ayant un certain effectif. Pourtant, cela n’est pas toujours facile, surtout à l’heure du télétravail où les collaborateurs passent très peu de temps en entreprise. Face à cette situation, la création d’un agenda en ligne qui peut être connecté et partagé facilement se présente comme une réponse à la problématique.

Agenda partagé, de quoi s’agit-il ?

L’agenda partagé, connu également sous le nom d’agence en ligne ou encore organiseur en ligne est un outil innovant à la pointe de la technologie. Il permet à tous les collaborateurs d’accéder en toute facilité à l’agenda de chacun, et ce sans le besoin de rejoindre le bureau. Mis à jour en temps réel, l’agenda permet à chacun d’organiser son temps selon le planning de ses collègues. On peut dans ce sens le considérer comme un outil de management à la fois pratique et efficace qui présente de multiples avantages. Parmi ces derniers, on peut entre autres citer le gain de temps et de productivité qu’un tel outil apporte au sein de l’entreprise. Il s’agit d’ailleurs du principal intérêt de l’agenda en ligne. En réalité, il n’est plus besoin d’effectuer des envois multiples de messages ou consulter un tiers pour connaître les disponibilités de chacun.

L’infinité de possibilités de cet agenda permet à l’organisation de caler des réunions sur l’agenda de ses collaborateurs, en parfaite harmonie avec leurs plannings. Désormais, l’assistante pourra prendre un rendez-vous pour son supérieur même en son absence. Les informations relatives aux réunions et aux rendez-vous sont disponibles tout de suite en ligne, ce qui facilite grandement le partage. En outre, grâce à un agenda en ligne, il devient possible de limiter aux besoins les déplacements des professionnels. Sachant que l’agenda est actualisé en temps réel, une simple connexion internet permet d’avoir une vision globale de l’activité et du planning des salariés pour agir en conséquence.

À quoi sert un agenda partagé ?

L’organiseur en ligne est un moyen de s’organiser facilement et à plusieurs. Seulement quelques clics suffisent pour planifier facilement la date, l’heure et le lieu d’une réunion ou d’un rendez-vous sans que l’on doive consulter individuellement chaque participant. Dans cet outil, l’aperçu des activités des autres membres est rapide et simple. Il s’agit ainsi d’un moyen d’assurer une meilleure communication ainsi qu’une meilleure source d’organisation. Utiliser un outil adapté vous donne également la possibilité de programmer tous les rendez-vous une seule fois, ce qui lui permet d’être facilement accessible à tous les membres de l’organisation.

Au-delà du simple partage, le gadget vous donne aussi la possibilité d’attribuer des événements et des rendez-vous ainsi que des réunions sans que l’organisateur principal fasse partie de l’événement. On parle aussi d’attribution d’événement dans l’agenda, une autre fonctionnalité de l’outil. Si les entreprises sont les plus concernées par un agenda partagé pour faciliter l’échange interne, il faut savoir qu’il est également adapté aux collectivités, aux associations et même aux femmes pour faciliter la vie personnelle.

Fonctionnement de l’organiseur en ligne 

L’agenda en ligne est aussi très sécuritaire, puisque son accès est protégé par un mot de passe. Ce qui signifie qu’aucune divulgation d’information n’est à appréhender. Vos collaborateurs pourront accéder aux informations avec la possibilité d’ajouter ou modifier un événement ou juste pour une simple consultation. Quant à l’administrateur de l’agenda partagé, il pourra ajouter et supprimer des membres tout en gérant les droits d’accès.

En outre, la mise en ligne des informations dans l’agenda se fait généralement selon différents critères, à savoir les dates et la durée de l’événement, sa nature, c’est-à-dire s’il est professionnel ou privé, la disponibilité de chaque membre, la périodicité de l’événement. Vous pourrez aussi ajouter des mises des mises à jour selon l’importance de l’événement. Cet outil est accessible facilement depuis tous les appareils existants, ordinateurs, tablettes ou encore smartphones, tandis que la sauvegarde se fait sur le Cloud sur un serveur en particulier.  

Comment créer et partager un agenda de groupe ?

Plusieurs outils s’offrent à vous pour créer simplement et rapidement un agenda de groupe en ligne. Vous ferez le choix en fonction de vos besoins. Cependant, la variété des fonctionnalités dépend du type d’agenda en ligne que vous avez choisi. Par exemple, il y a des outils qui permettent de transférer facilement l’organiseur personnel et les données associées, tandis que d’autres permettent une synchronisation avec d’autres logiciels de messagerie.

La mise en place et le déploiement de l’outil ne sont pas des plus difficiles. Pour ceux qui ne requièrent pas de serveur, il suffit d’installer le logiciel et d’effectuer une synchronisation entre les PC. Pour les outils nécessitant un ordinateur serveur, il faut des compétences en réseaux informatiques pour sa mise en place. Quant à son utilisation, aucune formation spécifique n’est nécessaire, puisque l’interface est souvent classique et intuitive. Dans le même esprit de partage de données et d’informations, il faut savoir que d’autres outils de travail collaboratif existent également, idéaux pour une meilleure réactivité et productivité.

Trouver un fournisseur d’huiles de CBD en gros en ligne
A quoi sert le calculateur DIY ?